タスクを重要度順に並べて上から順にこなすだけで仕事の効率が劇的アップ

「仕事が全然終わらない…」

「今日も残業か…帰ったら子どもは寝ちゃっているし、最近奥さんとも業務連絡みたいな会話しかしてないな。」

何のための仕事しているのか分からなくなっていませんか？

そんなあなたに一つの解決方法をお伝えします。

それは「タスクを重要度の高い順に並べて、高いものから順にやる」だけです。

その日に終わらなかった仕事は次の日にやってください。

これだけで仕事の効率は見違えるほど高まります。

私はるパパも「慢性仕事終わらない病」にかかっておりましたが、今はこの方法のおかげで重要な仕事は午前にこなし、夕方には仕事を切り上げて家族で食卓を囲めるようになりました。

仕事のやり方を変えるだけなので、お金もかかりません。

自分に合っていなかったらやめればいいだけなのでノーリスク。

それなのにハイリターンです。

試してみる価値はあると思います。

詳しく解説していきます。

アイビー・リー・メソッド

方法はとても簡単で毎晩寝る前に次の日にやらないといけない重要なタスクを6つ書き出して、朝起きたら上から一つずつ取り組むだけです。

実は「アイビー・リー・メソッド」という100年以上の歴史がある生産性向上術です。

書き出すのは6つまで、できない場合は次の日に持ち越します。

それでもランダムに仕事をするよりはるかに効率が上がります。

実際にやってみた効果

効果はすぐに実感できました。

残業時間もぐっと減り、重要な仕事はほぼ午前中で完了し夕方には仕事を切り上げられるようになりました。

タスクリストがどんどん減り、特にやらないといけない重要なタスクから終わっていくので精神的なストレスも軽減しました。

それぞれのタスクにかかる時間も減り、仕事に対するモチベーションもアップしました。

方法も極めて簡単なので、すぐに試すことができる点も良かったです。

具体的な実践方法

アイビー・リー・メソッドの基本的な方法は、前日夜にすべてのタスクを書き出し、特にやらないといけない重要な５～６個のタスクをリストアップするというものです。

私は朝起きた時にメールチェックをした上で、その日やらないといけないタスクリストを作成して重要度順にリストを並べ替えています。

このあたりは好みかなと思います。

リストができたら上から順番にやるだけ！

とても簡単ですね。

取り組む上で私が感じたポイントは以下の通り。

• 取り掛かったタスクが終わるまでは次のタスクに移らない
• 上から順にやって、その日（定時）に終わらなかった場合は次の日に回す

最初これを守るのは少し大変ですが、勇気をもって実践してみましょう。

タスクリストの作成はWindowsユーザーであれば付箋アプリが便利。

左下の検索窓に「ふせん」と打ち込むと候補となるアプリが出てくるので、起動するとすぐに使えます。

その日にやるタスクリストで重要度の高い順に並べます。

それぞれのタスクに納期を書いておくと、緊急度も確認できるので私は記載するようにしています。

少し工夫していることとして、スキマ時間でできることもリスト化しており、メインの業務の合間や少し息抜きしたいタイミングで対応するようにしています。

なぜ効率が上がるのか？

ではなぜ効果があるか実体験をもとに考察してみました。

主に以下の３つの理由が考えられます。

仕事への不安やストレスを軽減

仕事が多くなるとどうしても焦りを感じたり、イライラしたりしますよね。

リストを作成することで、やらないといけないことが重要度順に見えるようになり仕事に対する不安やストレスが軽減します。

前日や朝一番でこのリストが仕上がっていれば、仕事に対する心構えができますからです。

人は見えないもの、分からないものに対してストレスを感じるようにできています。

この方法を実践することで、頭の中でだいたいどれくらいで対応できそうという目算が経ちやみくもに不安になることはありません。

「どうやって対応すれば良いかというモード」に気持ちが切り替わります。

本来、重要度の高いタスクしかしなくていい

極論を言うと、重要度の低いタスクはやらなくてもいいです。笑

「８：２の法則」ってご存じですか？

世の中のたいていのことは８：２になっているというものです。

例えば、ある会社の売り上げの８割を構成しているのは２割の商品だったりします。

同じようにあなたの仕事のパフォーマンスの８割は２割のタスクによって生じます。

もちろんぴったり２割だったり、８割だったりするわけではないですが、おおよそこの割合に収まります。

「パレートの法則」と呼ばれており、ビジネスを始め広く参考とされている法則です。

この法則を前提とすると、重要度の高い２割の仕事を優先的にやることは極めて合理的ですよね。

それなのに人は達成感を味わいやすい簡単な仕事や人から頼まれたあまり重要でない仕事に忙殺されて仕事のパフォーマンスを落としてしまいます。

シングルタスクのほうが効率はいい

色々なタスクを抱えるとどうしても同時進行で進めてしまうことありませんか？

仕事はシングルタスクのほうが効率は良いと一般的に言われています。

タスクが切り替わることで、そのタスクを進める意味や前提を思い出し、パソコン作業であれば必要な資料をひっぱりだして来て…、精神的にも物理的にも余計な時間がかかります。

自分が対応したタスクについて誰かに確認をしてもらう、判断を待つ段階までは一気に仕上げてしまいましょう。

仕上げたらタスクリストに取り消し線をつけるか、確認待ちであればタスクの後ろに「○○さん確認待ち」として次のタスクに取り掛かります。

業務があまりに多い場合の対策

「いやいや、そうは言ってもやっぱりどれもやらないとまずいよ！」

確かにこの方法を実践する時点であなたのタスクリストはパンパンに膨れ上がっている状態だと思います。

そんなあなたに以下の対策をお伝えしたいと思います。

納期を伸ばせないかを交渉

あまり重要ではないのに納期が迫っている業務。

これは依頼してきた人に交渉する余地があります。

率直に「今業務が立て込んでいて、ちゃんと対応したいので納期を３日ずらしてもらえないですか？」と伝えましょう。

依頼側も２～３日は猶予をみて頼んでいることが多く、この程度の納期後ろ倒しは想定内ということも多いです。

試すのはノーリスクなのでぜひやってみてください。

仕事の入り口で管理

多くのタスクで忙殺されている場合、今この瞬間にもメールボックスに依頼メールが飛び込んできているかもしれません。

それらを全部受けていたらいくら時間があっても足りません。

「この仕事は本当に自分がやるべき仕事なのかな？」、「なぜ、いつまでに対応する必要があるの？」という視点を持って、入り口でやるべきかやらなくてよいかをふるい分けします。

頼みやすいから頼んでいるという人が結構多いので注意です。

「今業務が立て込んでいて、２週間後の納期であれば対応できます。」とか「この案件でしたら、○○さんのほうがよくご存じではないですか？」と切り返してください。

このように入り口管理をすることで、あなたは重要な業務に専念でき業務量もコントロールできるようになります。

諦める

それでも対応する業務が減らないということであれば、思い切って重要でない仕事はあきらめましょう。

重要なタスクの納期が遅れるほうがダメージは大きいです。

「パレートの法則」を思い出してください。

あなたのパフォーマンスは２割の重要な仕事で決まっています。

時間管理術と組み合わせて残業減らせる

このアイビー・リー・メソッドと組み合わせていただきたいのが、「ポモドーロ・テクニック」です。

また横文字。笑

こちらは時間管理術でやり方はこれまた簡単です。

25分仕事をしたら、5分間ぼーっとするという30分のサイクルを繰り返す時間管理術です。

生産性が実感として1.3～2.0倍に上がりました。

このアイビー・リー・メソッドとの相性はとても良くて、組み合わせることで仕事がはかどりかつ質もアップします。

結果、残業も減って家族との時間や自分のための時間を確保できるようになりますよ。

ポモドーロ・テクニックについては以下の記事も参考にしてみてください。

>>仕事が忙しくて時間が足りない。一度試してほしい簡単な解決方法。

まとめ

このようにタスクを重要度順に並べるだけで、あなたの仕事のパフォーマンスは劇的に上がります。

パソコンに標準装備されている付箋アプリだけで実践できるので、お金もかかりません。

自分に合わなければ止めればいいだけなのでノーリスクですよ。

やってみるか、やってみないか、これは結構大きな分かれ道です。

私はとにかく面白そうなこと、良さそうなことは何でもやってみようという気持ちのほうが新たな発見があると感じています。

ポモドーロ・テクニックと組み合わせれば最強の仕事術になると思います。

仕事のパフォーマンスを上げて、どんどん時間単価を上げていきましょう。

そして捻出した時間を家族や自分のために使って、人生を豊かに過ごしましょう。

以下の記事も参考にしてみてください。

>>仕事が忙しくて時間が足りない。一度試してほしい簡単な解決方法。

はるパパ