仕事が終わらない人へ｜原因と仕事を早く終わらせる7つの方法
「仕事が全然終わらない……」
「今日も残業か。帰ったら子どもはもう寝ているな」
「一日中仕事をしているのに、なぜかタスクが減らない」
こんな状態になっていませんか？
何を隠そう、私・はるパパもかつては「慢性仕事終わらない病」にかかっていました。
仕事をしても仕事をしても次の仕事が入ってくる。
重要な仕事に集中したいのに、メールや会議、ちょっとした依頼で一日が終わる。
そして夕方になって、
「今日、本当にやりたかった仕事が全然できていない……」
となるわけです。
そんな状態から抜け出すために、私はいろいろな仕事術を試してきました。
その中で特に効果があったのが、
「重要な仕事を選ぶ」
「一つの仕事に集中する」
「そもそもの仕事量を減らす」
という3つでした。
現在は、重要な仕事をできるだけ早い時間に終わらせ、夕方には仕事を切り上げられる日がかなり増えました。
難しいツールや特別な能力は必要ありません。
この記事では、私自身が実践して効果を感じた方法を中心に、仕事が終わらない原因と、仕事を早く終わらせる7つの方法を紹介します。
全部やる必要はありません。
「これならできそう」と思ったものを一つでも試してみてください。
仕事が終わらない主な原因は5つ
仕事が終わらないと、
「自分は仕事が遅いのかな」
「もっと頑張らないと」
と思ってしまいがちです。
でも、単純に仕事のスピードだけの問題とは限りません。
私自身の経験を振り返ると、主な原因は次の5つでした。
- やるべき仕事が整理されていない
- 優先順位が決まっていない
- 複数の仕事を同時に進めている
- 一つの仕事に時間をかけすぎている
- そもそもの仕事量が多すぎる
特に厄介なのが、
「全部やらないといけない」
と思ってしまうことです。
10個の仕事を抱えていると、10個全部を終わらせたくなります。
でも、本当に同じ重要度でしょうか？
今日絶対やらなければいけない仕事もあれば、明日でもいい仕事、来週でも問題ない仕事もあります。
もしかすると、そもそもやらなくても困らない仕事まで含まれているかもしれません。
仕事を早く終わらせる第一歩は、
「どうすれば全部できるか」ではなく、「何をやるべきか」を考えること
だと思っています。
仕事を早く終わらせる7つの方法
私が実践してきた方法を7つにまとめると、以下になります。
- やるべき仕事をすべて書き出す
- 重要度の高い仕事から順番に並べる
- 一つずつ仕事を終わらせる
- 25分集中して5分休む
- 納期を交渉する
- 仕事を入り口で減らす
- 自分だけで抱えず上司と優先順位を合わせる
順番に解説していきます。
① やるべき仕事をすべて書き出す
まずは、頭の中にある仕事を全部外に出します。
メール返信、資料作成、会議準備、上司への相談、ちょっとした確認作業まで、一度全部書いてみてください。
頭の中だけで管理していると、
「あれもやらないと」
「そういえば、あの件もあった」
と次々に仕事が思い浮かびます。
これだけでも結構疲れます。
私はパソコンのメモ帳（付箋アプリ）などに、その日にやる仕事を全部書き出しています。
書き出すと、
「思っていたほどでもないな」
と感じることもありますし、逆に、
「これは今日中には絶対無理だな。笑」
と気づくこともあります。
どちらにしても、まず見えるようにすることが大切です。
② 重要度の高い仕事から順番に並べる
ここが一番重要です。
書き出した仕事を、重要度の高い順番に並べます。
私はこの方法を取り入れてから仕事の進め方が大きく変わりました。
考え方として参考になるのが「アイビー・リー・メソッド」です。
方法はとてもシンプル。
翌日やるべき重要な仕事を5～6個程度選び、重要な順番に並べます。
そして翌日は一番上から取り組みます。
終わったら2番目。
その次は3番目。
それだけです。
私は前日の夜ではなく、朝に必要な連絡を確認してから、その日のタスクを並べることが多いです。
このあたりは自分がやりやすい方法でよいと思います。
重要なのは、
「何をやるか」だけでなく、「何からやるか」を決めること。
仕事が10個あったとしても、会社やチームへの影響が同じとは限りません。
売上に大きく影響する仕事。
重要なプロジェクトを前に進める仕事。
お客さんとの約束に関わる仕事。
こうした重要な仕事を先に進めます。
逆に、重要度の低い仕事は後回し。
定時になって終わっていなければ、翌日に回すこともあります。
最初は少し勇気が必要です。
でも、重要な仕事を後回しにして、重要ではない仕事を全部終わらせてもあまり意味はありません。
「今日は一番大切な仕事を終わらせた」
という状態を目指したほうが、仕事の成果も精神的な安心感も大きいと私は感じています。
③ 一つずつ仕事を終わらせる
仕事が忙しくなってくると、いろいろなものに手を出したくなります。
資料を作っている途中でメールを返信。
メールを書いている途中でチャットを確認。
チャットを見たら別の案件を思い出して、その資料を開く。
……心当たりありませんか？
私はあります。笑
こうなると、一日中仕事をしているのに、なぜか何も終わりません。
そこで、できるだけ一つの仕事をある程度区切りがつくところまで進めるようにしています。
例えば資料作成であれば、
- 上司に確認を依頼するところまで
- 関係者へ送付するところまで
- 自分ができる作業がなくなるところまで
進めてから次の仕事へ移ります。
上司の確認待ちになったら、
「○○さん確認待ち」
として次のタスクへ進めばOKです。
仕事を次々に切り替えるよりも、私はこの方法のほうが圧倒的に仕事を進めやすいと感じています。
④ 25分集中して5分休む
優先順位を決めても、
「この資料、作るのに2時間くらいかかりそうだな……」
と思うと、なかなか手が動かないことがあります。
そんなときに私が使っているのがポモドーロ・テクニックです。
方法は簡単。
25分仕事をしたら、5分休む。
基本はこれだけです。
タイマーを25分にセットして仕事を始めます。
25分経ったら、仕事が途中でもいったん休憩。
5分経ったら再び25分仕事をします。
25分という時間で区切ると、
「2時間仕事しないと」
ではなく、
「とりあえず25分だけやろう」
と思えるので、仕事を始める心理的なハードルが下がります。
私にはかなり合っていました。
ポイントは、5分休憩のときに別の仕事を始めないこと。
できればスマホも見ず、席を立ったり、水を飲んだり、少しぼーっとしたりします。
「休んでいる暇なんてない！」
と思うかもしれません。
私も最初はそう思いました。笑
でも、ダラダラ1時間仕事をするより、集中する時間と休む時間を区切ったほうが結果的に仕事が進むことがあります。
ちなみに25分が合わない人は、15分でも40分でも構いません。
大事なのは、
「集中する時間を決める」
ことです。
⑤ 納期を交渉する
ここからは仕事そのものを減らす方法です。
「優先順位をつけても全部重要なんだけど！」
という場合もありますよね。
そんなとき、まず確認したいのが納期です。
例えば、
「今週金曜日までお願いします」
と言われた仕事。
本当に金曜日でなければいけないのでしょうか？
依頼してきた人に、
「今ほかの案件が立て込んでいて、きちんと対応したいので来週月曜日まで延ばしていただくことはできますか？」
と聞いてみます。
意外と、
「月曜でも大丈夫ですよ」
となることがあります。
もちろん絶対に動かせない納期もあります。
でも確認するのはほぼノーリスクです。
全部の納期をそのまま受け入れるのではなく、重要度と自分の仕事量を見ながら調整するだけでもかなり楽になります。
⑥ 仕事を入り口で減らす
私が特に大切だと感じているのがこれです。
仕事が終わらない人ほど、目の前の仕事をどう処理するかばかり考えてしまいます。
でも、本当に効果が大きいのは、
「そもそも仕事を増やさないこと」
です。
メールやチャットで新しい依頼が来たら、すぐに「やります」と答える前に一度考えます。
- 本当に自分がやるべき仕事なのか
- 何のために必要なのか
- いつまでに必要なのか
- 別の人でもできないか
- 本当にやる必要があるのか
頼みやすい人には仕事が集まります。
私自身、頼まれるとつい引き受けてしまうタイプでした。
でも全部受けていたら、いくら仕事を効率化しても終わりません。
場合によっては、
「今かなり業務が立て込んでいるので、2週間後であれば対応できます」
「この内容なら○○さんのほうが詳しいと思います」
と返してもいいと思います。
仕事を早く処理するだけでは限界があります。
仕事の出口ではなく、入り口を管理する。
忙しい人ほど意識してほしいポイントです。
⑦ 自分だけで抱えず上司と優先順位を合わせる
ここまでやっても仕事が終わらない。
そんな場合は、仕事のやり方ではなく、単純に仕事量が多すぎる可能性があります。
これは結構重要です。
10時間かかる仕事を8時間で終わらせようとしても、毎日2時間足りません。
どれだけ仕事術を学んでも限界があります。
そんなときは、
「仕事が終わりません」
だけではなく、現在抱えている仕事を整理して上司に見せます。
例えば、
「現在A・B・Cの3案件を抱えています。今週中に全部終わらせるのは難しいので、Aを最優先、Bを来週、Cについては別の方にお願いする形にできないでしょうか？」
というように相談します。
ポイントは、
自分なりの優先順位と解決案を持って相談すること。
上司も状況を判断しやすくなります。
また、上司への説明や承認の取り方で仕事が止まってしまう場合もあります。
そんな方はこちらの記事も参考にしてみてください。
「上司に承認がもらえない原因はこの3つ。誰でもできる改善方法を解説。」
上司に承認がもらえない原因はこの３つ。誰でもできる改善方法を解説。｜これから人生研究会
私が一番効果を感じたのは「優先順位×集中」
いろいろ紹介しましたが、全部を同時に始める必要はありません。
最初に試すなら、
「優先順位を決める」＋「一つずつ集中してやる」
この2つをおすすめします。
私は朝、仕事を始める前にタスクを書き出し、重要度順に並べます。
例えば、
- プロジェクトAの提案資料作成
- 取引先Bへの回答
- 上司への承認依頼
- 会議資料作成
- メール返信
- 社内事務処理
という感じです。
そして1番から始めます。
できればメールやチャットを何度も確認せず、ある程度終わるまではその仕事に集中。
長めの仕事であれば、ポモドーロ・テクニックを使って25分単位で進めます。
1番が終わったら2番。
2番が終わったら3番。
非常にシンプルです。
でも、これをやるようになってから、
「一日中忙しかったのに、大事な仕事が何も終わっていない」
という日がかなり減りました。
「今日中に全部終わらせる」をやめる
もう一つ、私自身の仕事に対する考え方が大きく変わったことがあります。
それは、
「今日中に仕事を全部終わらせなくてもいい」
と思えるようになったことです。
会社員の仕事は、基本的に終わりません。
一つ終われば次の仕事が来ます。
メールも来ます。
会議も増えます。
新しいプロジェクトも始まります。
それを毎日全部終わらせようとすると、帰れなくなります。
だから私は、
「今日は重要な仕事を終わらせたか？」
を見るようにしています。
重要度の低い仕事が多少残っていてもいい。
明日やればいい仕事は明日やる。
それより重要な仕事を確実に前に進める。
この考え方に変えてから、仕事に対する精神的な負担もかなり減りました。
それでも仕事が終わらないなら「効率化」より仕事量を疑おう
仕事術の記事を書いておいて言うのもなんですが、何でも仕事術で解決できるわけではありません。
どう考えても仕事量が多すぎる職場もあります。
そんな状況で、
「もっと効率を上げなきゃ」
「自分の能力が低いからだ」
と自分だけを追い込む必要はありません。
まずは、自分の仕事量を見えるようにしてください。
そして上司と、
- 本当に全部必要なのか
- 優先順位は正しいのか
- 納期を動かせないか
- 誰かに任せられないか
- やめられる仕事はないか
を相談します。
それでも慢性的に仕事が減らず、毎日のように長時間労働が続くのであれば、部署異動や働き方を変えることまで含めて考えてよいと思います。
仕事は大切です。
でも、仕事だけが人生ではありません。
仕事の進め方を変えたり上司に相談したりしても状況が変わらない場合は、「今の会社で働き続けるべきか」という視点で考えてもよいかもしれません。
私はこれまで2回転職していますが、転職するか迷ったときに考えたいことは、以下の記事でまとめています。
転職すべきか迷ったら？2回転職してわかった後悔しない判断基準と始め方｜これから人生研究会
仕事が終わらない人によくある疑問
定時になっても仕事が残っていたら帰っていい？
仕事の重要度と納期によります。
その日に終わらせなければ大きな問題になる仕事であれば対応する必要があります。
一方、明日でも問題ない仕事まで毎日残業して終わらせる必要はないと私は思っています。
大切なのは、仕事を放置するのではなく、あらかじめ優先順位と納期を把握しておくことです。
仕事が遅いのですが、どうすればいいですか？
まず「自分は仕事が遅い」と決めつけず、
どの仕事に時間がかかっているのか
を確認してみてください。
資料作成なのか。
メールなのか。
会議なのか。
承認待ちなのか。
原因によって対策が違います。
特に、細かい仕事を何度も切り替えている場合は、一つずつ終わらせるだけでも改善する可能性があります。
仕事量が多すぎる場合はどうすればいい？
タスクを一覧にして、上司と優先順位を確認してください。
「全部できません」だけではなく、
「Aを優先するとBは来週になります」
という形で具体的に相談すると話が進みやすくなります。
仕事量そのものが勤務時間を大幅に超えているなら、個人の効率化だけで解決しようとしないことも大切です。
まとめ｜仕事を全部終わらせるより、重要な仕事を終わらせよう
仕事が終わらないときに、私が実践して効果を感じた方法は以下の7つです。
- やるべき仕事をすべて書き出す
- 重要度の高い仕事から順番に並べる
- 一つずつ仕事を終わらせる
- 25分集中して5分休む
- 納期を交渉する
- 仕事を入り口で減らす
- 自分だけで抱えず上司と優先順位を合わせる
特に最初に試してほしいのは、
タスクを重要度順に並べ、一番上から一つずつ取り組むこと。
これだけです。
パソコンのメモでも紙でも構いません。
お金もかかりません。
自分に合わなければやめればいいので、ほぼノーリスクです。
ぜひ一度試してみてください。
そして、仕事のパフォーマンスを上げること自体を目的にするのではなく、そこで生まれた時間を大切にしてほしいと思います。
家族とご飯を食べる。
子どもと遊ぶ。
趣味を楽しむ。
早く寝る。
別の勉強をする。
仕事を早く終わらせる本当の目的は、さらに仕事を詰め込むことではありません。
自分にとって大切なことに使える時間を増やすこと。
私はそう考えています。
今日も全部の仕事を終わらせる必要はありません。
まずは一番大切な仕事から、一つずつ片付けていきましょう。
最後までお読みいただき、ありがとうございました！
はるパパ
