どれだけ丁寧に説明しても上司から承認が得られない…
「間違ったことは言っていないのに、なぜ？」
「同僚は気軽に話しているのに、そっちは親身になって聞いている。」
「くそ、なんだよ、差別かよ。」
こんな経験ありませんか？
私はかつてこんなふうに悩み、もがき苦しんだ経験があります。
今や上司から簡単に承認をもらえるようになりました。
そんな私の経験を踏まえ、上司から承認を得られない原因と解決方法をお伝えします。
結論、上司から承認を得られない原因はあなたの「話し方」、「自己中心的な考え方」、「信用残高」のどれかもしくは組み合わせです。
原因の詳細と誰でも実践できる改善策を解説します！
本記事の改善策を実践するだけで上司からの承認を得られるばかりか、あなたの評価がアップすることも間違いありません。
ぜひ試してみてください！
承認をもらえない原因
上司から承認をもらえていない原因は「相手に話が伝わっていない」からです。
話が伝わっていない主な原因は以下の３つ。
- 「話し方」：説明が分かりにくい
- 「自己中心的な考え方」：相手に思考の負担をかける話し方をしている
- 「信用残高」：そもそも上司から信用されていない
これらのどれか、または組み合わせによって上司に話が伝わっていない可能性があります。
各要因の詳細と解決方法を解説していきます。
改善策①「話し方」を変える
「結局、何を言いたいの？」、「本当にそれやって大丈夫？」、「目的がちょっと分からないな。」と言われたことありませんか？
そんなときは、「話し方」を変えてみましょう。
相手に話が伝わらない「話し方」パターンは「情報全部盛り」型、「日本昔話」型などがあります。
丁寧に話そうするあまり本質的ではない詳細な情報を全部入れ込んでしまったり（情報全部盛り）、日本昔話のように背景からツラツラと話をして結論が最後に来たりするような話し方になっていたら要注意です。
話す目的を最初に
上司に声をかけたらまず「お忙しいところすみません。ご承認をいただきたい案件がありまして…」と話す目的（承認）を最初に言うだけで、上司の心理的負荷は軽減します。
目的を言ってもらわないと上司は「共有」、「相談」、「承認・判断」など、様々なパターンを想定して部下の話を聞きます。
それぞれ聞くときの心構えが変わるので、最初に「今回はこのパターンですよ。」と宣言してあげると大変助かります。
結論から話す
小説やマンガなどは「起承転結」のほうがおもしろいと思いますが、ビジネスシーンにおいては「結」、すなわち「結論から話す」ことが重要です。
基本上司を含め誰もが忙しいので、美しいストーリーラインよりスピードを求めます。
以下の例文を見てみましょう。
部下：お忙しいところすみません。製品Aの発売に向けてチームで議論しており、今コンセプト案を作っています。コンセプト１はデザイン性を重視したもの、コンセプト２は機能性を重視したものです。現在チームで話し合っていますがどちらのコンセプトが良いかで意見が分かれております。製品Aがターゲットとするユーザーがどちらを重視するかを今の開発初期段階で調査しておいたほうが、多少調査費はかかりますがトータルではコストが下がると思います。いかがでしょうか？
上司：で、私は何をしたらいいの？？
部下：調査費用について承認をいただきたいのですが…
分かりやすくするため少し極端な例にしましたが「共有」なのか、「相談」なのか、「承認」なのかが分からないので、上司はどのモードで話を聞けばいいのか分かりません。
以下のように話す順番を変えてみましょう。
部下：お忙しいところすみません。現在開発中の製品Aについて調査を進める承認をいただきたくお声がけいたしました。調査費用は多少かかりますが、開発初期段階の今調査することでやり直しにかかる時間や開発費を抑えられトータルコストは下がると見込んでいます。調査内容は製品Aがターゲットとするユーザーがデザイン性を重視するか、それとも機能性を重視するかを確認するという内容となります。ご承認いただけないでしょうか。
上司：概略は分かった。で、調査費用や期間についても教えてよ。
違いが分かりましたか？
これはPREP法と言われる話し方です。
以下の順番で組み立てると話が格段に伝わりやすくなります。
P：Point（要点） 調査を進めたい
R：Reason（理由）多少の費用はかかるが、開発のトータルコストは下がる
E：Example（具体例）途中でやり直しになると余計な時間と開発費がかかる
Ｐ：：Point（要点） 調査を進めたい
このように話す順番や本質的な内容に関わる情報に絞ることで、目的が明確になり上司の心理的負担は軽くなります。
結果、次のアクション（具体的な調査費用や期間への問い）に繋がり、仕事が進みます。
改善策②自己中心的な考え方を改める
相手に話が伝わらないと感じるとき、「自分の伝え方が良くないのかな」と考えてみましょう。
自分と伝える相手は当たり前ですが別の人間。
すんなり伝わることのほうがマレです。
人に話が伝わらないと感じるとき、「この人はバカだ。」、「何でこんなことも分かっていないんだ。」と思いたくなる気持ちはよく分かります。
そこはぐっとこらえましょう。
人を変えるより、自分の行動を変えたほうがはるかにラク。
話が伝わらないなと感じたら、以下の点に気をつけてみてください。
相手は忙しいと考える
上司は多くの場合、忙しく働いています。
特にデキる上司は常に仕事を任されるのが常で、色々な人から共有・相談・判断の依頼を受けています。
まず「上司は忙しい」という前提に立ちましょう。
ヒマそうに見える上司も部下からは見えない業務に追われているかもしれません。
相手の知識レベルに合わせる
同じ案件であっても相手によって話し方を変えましょう。
上司の職位が課長、部長、本部長と上がっていくにつれて、実務からは遠ざかります。
そのためあなたが担当する業務への知識・理解レベルも下がります。
よって職位の高い上司には背景も含めて丁寧に話す必要があります。
でも少し上の課長の場合は、背景などは飛ばしてスピーディに話さないと、相手の時間を奪うだけです。
話すときに相手の知識レベルを想像して話を組み立てる、直接「背景からお伝えしても良いでしょうか？」と確認して話すことが大事です。
また話が長くなりそうであれば「ここまでで何かご不明点ありますか？」と適度に話を切って確認すると、相手を話のテーマから置いてけぼりにせずに済みます。
相手の「脳ミソ」に負担をかけないことが基本
忙しい上司の脳ミソに負担をかけない話し方・メールの書き方を実践しましょう。
先ほどお伝えした結論から話すPREP法も有効な方法ですが、指示語「その、あの、この」をなるべく簡単な、でも何を指示しているかが分かる言葉に置き換えましょう。
指示語は言葉をシンプルにできるので便利ですが、時に相手に「それってＡのことかな、Ｂのことかな？」と感じている間に話が進むと理解されなくなります。
例えばこの文章にある「先ほどお伝えした結論から話すPREP法」も、「さっきのPREP法」でも文章は意味は通ります。
でも人によっては「PREP法って何だっけ？」となり思考停止になることもあります。
特にメールは理解を相手に任せる割合が多いので注意です。
一度読み返してみて、「こんなふうに間違って理解されないか？」と自問すると誤解を生まない文章を書くことができます。
その訓練をすることで会話によって説明するときも誤解のない話し方ができるようになりますよ。
また丁寧に説明しようと思って本質的な情報のほかに、補足的な情報をたくさん盛り込んでしまうのも注意です。
話を詰め込み過ぎると相手の脳ミソはすぐにキャパオーバーになります。
本質的なことだけ話し、補足情報を伝えたくなってもぐっとこらえましょう。
質問されたときにあなたの知識を披露すればよいのです。
改善策③「信用残高」を増やす
これが最後の落とし穴です。
相手に負担をかけず、話し方も工夫している。
なのに相手に話が伝わらないということがあります。
多くの場合、まだあなたが相手に信頼されていないということが多いです。
想像すれば分かりますが、信頼していない相手からの意見はどうしても懐疑的・否定的にとらえてしまいます。
思っているよりも人間は感情的な生き物です。
相手に信頼されるまでは地道に相手のサポートをしたり、実績を積み上げていくしかありません。
私が勤める会社ではこれを「信用残高を増やす」と呼んでいます。
転職したばかりのころは特にこの信用残高が低いので、どれだけ説明しても伝わらないという悩みが絶えませんでした。
それなのに元からいる同僚の言葉には丁寧に耳を傾け笑顔で承認。
正直「不公平だ、なんでだ！」と怒りが湧きました。
でも今となっては実績も少しずつ積み上がり、承認を得られるようになりました。
焦らなくても目の前の仕事をきっちりこなせば信頼はついてきますよ。
話が伝わるようになる効果
話が伝わるようになると、仕事の効率が大幅にアップします。
良い説明をすると相手も明らかに満足してくれるので、説明をすること自体が楽しくなりますよ。
会議にかかる時間も大幅に短縮され、その会議に参加しているメンバー全員の時間を節約することができ組織の生産性も向上します。
そして何よりも「こいつはデキるやつだ。」という信頼残高アップにつながることが最大の効果です。
人は相手が自分でもわかる説明をしてくれると、うれしくなるものです。
そうすると相手に対する親近感や信頼感が生まれます。
こうしてさらに承認を得やすくなるという好循環が生まれます。
話を伝える能力は立派なコミュニケーションスキルであり、組織で働くあなたにとって強力な武器となります。
奥さんとのコミュニケーションにも
この話を伝えるスキルは奥さんとのコミュニケーションにも使えます。
相手の知識レベルを想像し、適切なタイミングで話しかければ、きっとあなたの話をいつも以上に聞いてくれるようになりますよ。
一点注意点があります。
このコミュニケーションスキルを身につけると、相手が結論から話さなかったり、余計な補足情報満載の話し方をしてくると気になってイライラしてしまうことがあります。
奥さんの話を聞くときは、時々脱線するストーリーを楽しむようにしましょう。
そうしないとプライベートまで仕事みたいな雰囲気になってしまって嫌ですよね。笑
まとめ
上司からの信頼を得られれば、承認を得るまでにかかる時間が短縮されて顕著に効率がアップします。
人を変えるより、自分の意識や行動を変えるほうがずっと簡単です。
今回紹介した改善策は上司だけでなく、同僚や奥さんとのコミュニケーションにも応用できるのでぜひ試してください。
仕事が効率よく進めば残業も減って評価も上がり、家族との時間も増えますよ。
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はるパパ
